Excel 的 4 级保护形式和用教程

摘要:当同一个文件共享给多人时,你可可以希望其中部分数据不被更改。但是因为 Excel 的灵活性,可可以由于误操作等情况,导致数据会被更改。而且工作簿保存关闭后,更改部分就无法进行撤销。好消息是,Excel 为我们提供了多种内置的保护方式,满足我们多种需求。今天我们学习 Excel 提供的 4 级保护形式,并

当同一个文件共享给多人时,你可可以希望其中部分数据不被更改。但是因为 Excel 的灵活性,可可以由于误操作等情况,导致数据会被更改。而且工作簿保存关闭后,更改部分就无法进行撤销。

好消息是,Excel 为我们提供了多种内置的保护方式,满足我们多种需求。今天我们学习 Excel 提供的 4 级保护形式,并学会如何用它们。


文件级别:设置打开密码


给 Excel 文件设置打开密码后,只有正确输入密码才可以打开工作簿进行进一步编辑。设置打开密码步骤如下:

设置打开密码

1.点击功可以区“文件”命令按钮,进入后端视图。

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2.在后端视图信息选项页面,点击保护工作簿,在弹出的快捷菜单中选择“使用密码进行加密”选项。

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3.在弹出的“加密文档”菜单中,两次输入设置的密码,完成密码的设置。

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取消打开密码

与设置打开密码步骤一致,在最后一步“加密文档”菜单中,将密码框留空点击确定,就可取消当前打开密码。

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文件级别:设置只读模式


Excel 文件设置成只读模式后,工作簿只可以被查看,不可以被编辑。设置只读模式具体步骤如下:

设置只读模式

1.点击功可以区“文件”命按钮,进入后端视图。

2.在后端视图菜单中,点击另存为,调出另存为菜单。

3.在另存为菜单,点击工具命令中“常规选项”选项,调出常规选项菜单。

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4.在常规选项菜单中,用下列方法设置只读模式:

方法一:设置修改权限密码,只有输入密码才可以编辑,否则只读模式查看。具体方法是,在修改密码权限框,输入密码点击确定完成。

方法二:在建议只读选项前打勾,这时候只可以查看,无法编辑。

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5.常规选项设置完毕,点击保存命令,保存工作簿。

取消只读模式

用相同的方法到常规选项菜单,删除修改权限密码或者者建议只读选项去掉勾,后保存工作簿,就可取消只读模式。


工作簿级别:保护工作簿


假如保护了工作簿结构,使用户将无法插入、删除、重命名、移动、复制、隐藏或者取消隐藏工作表。

保护工作簿

1.转到功可以区→审阅选项卡→更改命令组,点击“保护工作簿”命令按钮。

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2.在弹出的保护结构与窗口菜单中,结构选项前打勾,点击确定。如取消保护操作需要密码才可以进行,则在密码框输入取消保护的密码。

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3.完成保护工作簿结构操作。

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取消保护

转到功可以区→审阅选项卡→更改命令组,点击保护工作簿命令按钮,就可取消保护工作簿。


工作表级别:保护工作表


保护工作表命令位置

位置一:功可以区→审阅选项卡→更改命令组

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位置二:右键点击工作表标签,在弹出的快捷菜单中。

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保护工作表操作

  1. 点击保护工作表命令按钮,调出保护工作表菜单。

  2. 在“取消工作表保护时用的密码”框中输入密码,当取消保护工作表时要求输入。假如改密码框留空,则取消保护工作表时不需要输入密码就可取消。

  3. 在下方的操作列表中,允许使用户进行操作前打勾。不打勾的操作,使用户无法进行。

  4. 点击确定完成保护工作表。如设置密码,需要两次输入密码确定。

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取消保护工作表

当工作表在保护状态时,原“保护工作表”命令变为“撤销工作表保护”。在功可以区或者工作表标签右键弹出菜单中,点击“撤销工作表保护”命令按钮。

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情形一:如未设置取消工作表保护密码,则能直接取消保护。

情形二:如设置了取消工作表保护密码,则在弹出的“撤销工作表保护”菜单中输入密码,取消保护。

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单元格级别:锁定单元格


锁定单元格与保护工作表功可以组合用。锁定的单元格只有在所在工作表设置成保护状态时才生效。

默认情况下,工作表所有单元格是保护状态。

针对指定单元格或者区域,能选中该区域,右键点击,在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令,点击保护选项就可查看保护状态。

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当单元格不在锁定状态时,保护工作表对改单元格不会有保护作使用。

总结

以上就是 Excel 的 4 级保护形式,每一种形式保护的范围逐级递减。在工作中根据实际的需求,能灵活组合多种保护形式,达到最佳的一个文件共享策略。

另外,在保护数据的主题上,我的一个建议是做好文件备份,这是最简单粗暴的保护形式。

你有什么建议,欢迎留言告诉我们。

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